Consigli per essere al completo

1 REMINDER AMICHEVOLE

Molti sistemi di prenotazione offrono la possibilità di inviare al cliente via e-mail o SMS promemoria automatici che gli ricordano la prenotazione. Anche se non sono vincolanti, si sono rivelati comunque utili. Yves Latour, managing partner di Lunchgate AG a Zurigo, spiega: «Molti ristoratori e ristoratrici ricorrono a questa funzione che si può personalizzare: il nostro sistema di prenotazione Foratable permette ad esempio di omettere la funzione reminder sulle prenotazioni dell’ultimo minuto o di utilizzarlo solo per gruppi a partire da un dato numero di coperti».

«Un fenomeno sottovalutato sono i cosiddetti no-show parziali»

2 PREADDEBITO SU CARTA

Non ancora molto comune in Svizzera ma normalissima in molte città europee, specie nei ristoranti fine dining, consiste nel chiedere al cliente in fase di riservazione gli estremi della carta di credito. Il ristorante si garantisce così una specie di assicurazione in caso di mancato incasso per no-show. L’eventuale addebito va però riscosso in anticipo all’atto della riservazione, spiega Yves Latour, secondo il quale il rischio di no-show tende ad aumentare sensibilmente nelle aree ad elevato afflusso turistico. Un fenomeno spesso sottovalutato sono i cosiddetti no-show parziali: «Un gruppo di persone che prenotano due tavoli per quattro, ma poi si presentano in tre». È la tipologia di no-show più frequente. Se un ristorante ha difficoltà a gestire queste situazioni, può decidere di addebitare in anticipo sulla carta di credito di chi ha prenotato un dato importo per ogni ospite».

3 DOUBLE SEATING

Sempre più ristoranti delle aree urbane tendono a vendere due volte lo stesso tavolo su turni differenti. Anche se questa pratica non scongiura il rischio di no-show, argina comunque il danno economico causato da una mancata presentazione, garantendo un’occupazione maggiore dei coperti. Come accade per molte compagnie aeree, anche per i ristoranti è possibile praticare sistematicamente l’overbooking, metodo però che richiede un monitoraggio oculato degli ospiti e una buona comunicazione. Dall’esperienza di Yves Latour l’overbooking dei ristoranti è poco praticato in Svizzera. «Il double seating, invece, è sicuramente molto diffuso, soprattutto nei ristoranti molto frequentati dei centri urbani. La fascia oraria limitata costringe l’ospite ad arrivare puntuale. Il double seating si è affermato durante la pandemia, quando i ristoranti potevano accettare solo un numero limitato di commensali ed è stato accettato dalla maggior parte dei clienti».

4 PAGAMENTO ANTICIPATO

Più rara è la pratica di addebitare in anticipo all’ospite l’intero costo della cena. Può essere una misura importante per alcuni ristoranti stellati che rientrano nella fascia di prezzo alta con pochi coperti. «Ci sono ristoranti che lo usano, ma va preso con le pinze: per chi prenota per quattro persone potrebbe essere complicato recuperare il denaro da ognuna delle tre persone», afferma Yves Latour.

5 CONFERMA DELLA RISERVAZIONE

È uno strumento simile al reminder inviato all’ospite (vedi punto 1). La differenza è che qui non gli si invia un promemoria, ma lo si invita a confermare o a disdire la riservazione. In base all’azione (conferma o disdetta), si possono creare ulteriori adempimenti.

6 DEFINIRE DELLE REGOLE

Uno strumento ampiamente diffuso per sensibilizzare gli ospiti ad arrivare puntuali è informarli che, passato un quarto d’ora dall’orario della prenotazione, il tavolo sarà considerato libero e verrà riassegnato. «Questa procedura è molto diffusa e accolta di buon grado dalla clientela», dice Yves Latour.

7 NON ACCETTARE RISERVAZIONI

I ristoranti solitamente sempre al completo e con molti walk-in possono considerare l’opzione di non accettare prenotazioni, evitando così il rischio di no-show. Per contro, dovranno far fronte a un maggiore sforzo per coordinare i tavoli e gli ospiti durante l’orario di apertura. È opportuno che il ristorante disponga di una reception o di un’area d’attesa dove i clienti possono ordinare qualche stuzzichino.

Testo: Simone Knittel
Foto: Getty Images, zVg